Сохранение электронных документов

Об электронных документах сегодня сказано много, однако непросто сориентироваться в большом объеме понятий.

Все знают, что делать с бумажными документами, однако когда всплывает вопрос хранения электронных документов, то появляется масса вопросов.

Сохранение электронной документации ничем не отличимо от хранений обычных бумаг.

Сохранение виртуальной документации требует налаживания технической инфраструктуры. Вам нужно будет решить, где и как будут сохраняться документы. Помните, что носители так или иначе со временем устареют. Накопители могут потерять данные, а диски – изнашиваются.

Только одного сохранения для внесение изменений будет недостаточно. Информация должна нормально считываться, у вас должен быть доступ к электронной подписи. Проблема состоит в том, что форматы документов постоянно меняются. Ранее документы сохранялись в формате doc, а сегодня уже docx. Создаются новые редакторы, и неизвестно какой формат они смогут считать завтра.

Сохранение и воспроизведение лежит на плечах налогоплательщиков.

Как же хранить документацию в течение 50 лет? Сейчас можно ответить на этот вопрос только теоритически. Специалисты советуют трансформировать в электронный вариант те бумаги, которые не хранятся больше 20 лет. Тогда они точно сохраняться.

Не играет роли, как много у вас бумаг, вам все равно придется решать вопрос хранения.

Разновидности архивов.

Локальный. Оптимальный способ хранения документов. Не имеет значения как вы производите обмен, вам всего лишь нужно направить документы на папку компьютера. Если на предприятии есть локальная сеть, то можете обратиться к администратору, чтобы вам создали папку и предоставили к ней доступ.

Недостатком такого варианта хранения можно назвать безопасность – любой человек сможет получить доступ к дискам. А также надежность – нужно будет следить за сроками сохранения и проверять электронную подпись. Позднее, когда ваш  архив увеличиться, у вас начнутся проблемы при поиске документов

Специальный. Для этого можно использовать специальные системы – СЭД или электронные архивы. Главным образом разрабатывались для внутреннего обмена, что не помешало применить их для хранения личных данных. СЭД – это оптимальное решение для налаживания документооборота.